Archivdienstleistungen

Strukturierte Lagerung, Verwaltung und Bereitstellung sensibler Dokumentenbestände.

Kliniken, Banken, Versicherungen, Behörden und weitere Organisationen verwalten Dokumentenbestände mit unterschiedlichen Aufbewahrungs-, Sicherheits- und Zugriffsanforderungen. asensus übernimmt die strukturierte Lagerung, Verwaltung, Bereitstellung und Rückführung sensibler Dokumentenbestände nach vereinbarten Prozessen.

Sichere Archivprozesse und nachvollziehbare Verwaltung

Archivbestände werden barcodegestützt erfasst und in gesicherten Bereichen verwaltet. Brandmeldeanlage, Videoüberwachung, geregelte Zutrittskonzepte und dokumentierte Prozessschritte unterstützen die sichere und nachvollziehbare Verwaltung. Der Zugriff erfolgt nach den vereinbarten Berechtigungs- und Herausgabeprozessen.

Umfang unseres Aktenmanagements:

  • Formatabhängige Archivierung: Geordnete Lagerung unterschiedlicher Dokumentenformate von Einzelbelegen bis zu großformatigen Unterlagen.
  • Bereitstellung und Scan on Demand: Benötigte Dokumente können nach vereinbartem Prozess herausgesucht, digitalisiert und verschlüsselt bereitgestellt werden.
  • Dokumentenvernichtung: Nach Ablauf definierter Aufbewahrungsfristen kann die Vernichtung nach vereinbartem Verfahren und geeigneter Sicherheitsstufe erfolgen.
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Häufige Fragen zu dieser Leistung

Wie schnell können physische Dokumente im Notfall angefordert werden?

Über den Scan-on-Demand-Prozess können benötigte Unterlagen nach vereinbartem Verfahren digitalisiert und verschlüsselt bereitgestellt werden. Bereitstellungszeiten werden vertraglich vereinbart.

Entspricht die Vernichtung von Akten den Vorgaben der DSGVO?

Die Vernichtung erfolgt nach Ablauf der vereinbarten bzw. gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach definiertem Verfahren. Die konkrete Sicherheitsstufe und Dokumentation werden vertraglich festgelegt.